PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
KERJA SAMA PERPUSTAKAAN
“ALWISA LIBRARY”
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 NGAWI
 

• TUJUAN

1. Menetapkan mekanisme yang jelas dan baku dalam merencanakan, melaksanakan, memantau, dan mengevaluasi kerja sama perpustakaan dengan pihak lain.
2. Memperluas jangkauan layanan, menambah sumber informasi, koleksi, serta meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan perpustakaan.
3. Menjamin bahwa setiap bentuk kerja sama dilakukan secara sah, transparan, menguntungkan kedua belah pihak, dan tidak merugikan institusi.
4. Membangun jejaring dan kemitraan strategis dengan instansi pemerintah, swasta, lembaga pendidikan, komunitas, maupun perpustakaan lain.
    

• RUANG LINGKUP
  Prosedur ini mencakup seluruh proses kerja sama, mulai dari identifikasi peluang, negosiasi, penyusunan perjanjian, pelaksanaan kegiatan, hingga pelaporan dan evaluasi kerja sama. Ruang lingkup meliputi kerja sama dalam bidang:

1. Pengembangan koleksi dan tukar menukar bahan pustaka.
2. Pengembangan sumber daya manusia (pelatihan, magang, studi banding).
3. Pengembangan sistem dan teknologi informasi perpustakaan.
4. Penyelenggaraan kegiatan layanan, promosi, dan literasi.
5. Bidang lain yang mendukung tugas dan fungsi perpustakaan.
    

• DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007.
3. Peraturan terkait kerja sama antar instansi/lembaga induk perpustakaan.
4. Peraturan perundang-undangan lain yang relevan.

• TANGGUNG JAWAB

1. Kepala Perpustakaan: Menyetujui rencana kerja sama, Menandatangani naskah perjanjian kerja sama, Mengawasi pelaksanaan dan mengevaluasi hasil kerja sama.
2. Tim/Petugas Pengelola Kerja Sama: Mengidentifikasi peluang dan calon mitra, Melakukan komunikasi, negosiasi, dan penyusunan draf naskah kerja sama, Melaksanakan kegiatan sesuai isi perjanjian, Mendokumentasikan dan melaporkan hasil kerja sama.
3. Seluruh Staf Perpustakaan: Mendukung pelaksanaan kegiatan yang timbul dari kerja sama.

• PROSEDUR KERJA
  Tahap Perencanaan dan Identifikasi
  Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan perpustakaan yang dapat dipenuhi melalui kerja sama.
  Mengidentifikasi calon mitra kerja sama yang memiliki visi, misi, dan kepentingan yang sejalan dengan tujuan perpustakaan.
  Melakukan penelitian awal mengenai latar belakang, reputasi, dan kapasitas calon mitra.
  Menyusun rencana awal kerja sama yang memuat tujuan, bentuk kerja sama, manfaat, dan potensi risiko.
  Menyampaikan rencana kepada Kepala Perpustakaan untuk mendapatkan persetujuan pelanjutan.
  
  Tahap Komunikasi dan Negosiasi
  Menyampaikan surat penawaran kerja sama kepada calon mitra atau menindaklanjuti penawaran yang masuk dari pihak lain.
  Mengadakan pertemuan atau diskusi untuk membahas maksud, tujuan, ruang lingkup, hak, kewajiban, pembiayaan, dan jangka waktu kerja sama.
  Mencatat hasil kesepakatan sementara sebagai bahan penyusunan naskah perjanjian.
  Memastikan kesepakatan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan institusi.
  
  Tahap Penyusunan dan Penandatanganan Naskah
  Menyusun draf naskah kerja sama (MoU/PKS) yang memuat unsur-unsur wajib:
• Identitas para pihak.
• Dasar hukum.
• Maksud dan tujuan.
• Ruang lingkup kegiatan.
• Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Jangka waktu berlakunya perjanjian.
• Pembiayaan.
• Penyelesaian perselisihan.
• Ketentuan peralihan dan penutup.
  Melakukan peninjauan ulang draf naskah untuk memastikan kebenaran isi dan keabsahan hukum.
  Menyampaikan draf akhir kepada Kepala Perpustakaan dan pihak mitra untuk disetujui.
  Melaksanakan acara penandatanganan naskah kerja sama oleh pihak yang berwenang.
  Menggandakan dokumen asli dan menyimpannya di arsip perpustakaan serta menyerahkan salinan kepada mitra.
  
  Tahap Pelaksanaan Kerja Sama
  Membentuk tim pelaksana atau menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas kegiatan sesuai isi perjanjian.
  Menyusun rencana aksi atau jadwal kegiatan teknis yang lebih rinci (jika diperlukan).
  Melaksanakan kegiatan kerja sama sesuai ruang lingkup, waktu, dan ketentuan yang telah disepakati.
  Melakukan komunikasi rutin dengan mitra untuk memantau jalannya kegiatan dan menyelesaikan kendala yang muncul.
  Mendokumentasikan seluruh kegiatan (foto, notulensi, laporan kegiatan, bukti administrasi).
  
  Tahap Pemantauan dan Evaluasi
  Melakukan pemantauan berkala terhadap pelaksanaan kerja sama untuk memastikan kesesuaian dengan perjanjian.
  Mengevaluasi manfaat dan dampak yang diperoleh perpustakaan dari kerja sama tersebut.
  Mengidentifikasi hambatan, kendala, atau permasalahan yang dihadapi serta mencari solusi penyelesaiannya.
  Membahas hasil evaluasi bersama mitra guna perbaikan kualitas kerja sama selanjutnya.
  
  Tahap Pelaporan dan Pengakhiran
  Menyusun laporan pelaksanaan kerja sama yang berisi: latar belakang, pelaksanaan kegiatan, hasil yang dicapai, kendala, dan rekomendasi.
  Menyampaikan laporan kepada Kepala Perpustakaan dan instansi terkait sesuai ketentuan.
  Jika masa berlaku kerja sama habis, melakukan evaluasi kelayakan untuk perpanjangan, penghentian, atau perubahan isi perjanjian.
  Jika kerja sama diakhiri sebelum waktunya, harus didasarkan pada kesepakatan bersama atau ketentuan dalam naskah perjanjian, dan dibuatkan berita acara pengakhiran.
   
• KETENTUAN LAIN

1. Segala bentuk kerja sama tidak boleh mengubah tugas pokok dan fungsi perpustakaan atau bertentangan dengan kode etik perpustakaan.
2. Perpustakaan tidak diperkenankan melakukan kerja sama yang mengandung unsur komersial yang mengutamakan keuntungan pribadi atau golongan, serta tidak boleh merugikan kepentingan publik.
3. Seluruh dokumen kerja sama harus diarsipkan dengan rapi dan disimpan dengan aman selama masa berlaku dan sesuai ketentuan retensi arsip.
4. Setiap perubahan isi perjanjian kerja sama harus disepakati oleh kedua belah pihak dan dituangkan dalam bentuk adendum perjanjian.