PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
PELESTARIAN KOLEKSI
“ALWISA LIBRARY”
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 NGAWI

• TUJUAN
  Memastikan seluruh koleksi perpustakaan (cetak, digital, dan multimedia) terjaga keutuhan, kebersihan, dan keawetannya, sehingga dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan oleh pemustaka dalam jangka waktu yang panjang, serta mencegah kerusakan, kehilangan, atau penurunan kualitas informasi.
   
• RUANG LINGKUP
  Prosedur ini mencakup seluruh kegiatan pelestarian koleksi, mulai dari pencegahan kerusakan, pemeliharaan rutin, perbaikan ringan, penanganan kerusakan, hingga penyimpanan yang benar, yang berlaku bagi seluruh staf perpustakaan dan pemustaka.
   
• DASAR HUKUM

1. Peraturan Perpustakaan Nasional RI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Sekolah/Madrasah. 
2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Sekolah, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 
3. Standar Pengelolaan dan Pelestarian Bahan Pustaka.

• TANGGUNG JAWAB

1. Kepala Perpustakaan: Bertanggung jawab menyusun kebijakan, mengawasi pelaksanaan, dan menyediakan sarana prasarana pelestarian.
2. Staf Pelayanan Teknis: Melaksanakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, penataan, dan penanganan kerusakan koleksi.
3. Staf Pelayanan Pemustaka: Mengawasi penggunaan koleksi, mengingatkan pemustaka tentang aturan perlakuan terhadap bahan pustaka, dan melaporkan kerusakan yang ditemukan.
4. Staf TIK: Bertanggung jawab atas pelestarian, pencadangan, dan keamanan koleksi digital dan multimedia.

• PRSEDUR KERJA

1. Pencegahan Kerusakan Koleksi
   Langkah Kerja: Mengatur suhu ruangan antara 20°C – 24°C dan kelembapan udara 45% – 60% secara konsisten, menggunakan AC atau penyerap kelembapan jika diperlukan, Menjaga kebersihan ruang simpan dan rak dari debu, kotoran, dan serangga pengganggu (kutu buku, rayap, semut) dengan pembersihan rutin dan penggunaan zat pengusir serangga yang aman, Menghindari paparan sinar matahari langsung ke arah rak dan bahan pustaka dengan menutup jendela atau menggunakan kaca film pelindung, Menata koleksi di rak dengan posisi tegak, rapat namun tidak terlalu padat, dan seimbang; tidak menumpuk buku secara mendatar berlebihan di atas rak, Membuat aturan penggunaan bagi pemustaka: dilarang mencoret, menandai, melipat halaman, atau membasahi bahan pustaka; menyediakan penanda buku yang aman, Melarang makanan, minuman, dan barang yang berpotensi menodai atau merusak dibawa ke area rak dan ruang baca.
2. Pemeliharaan Rutin Koleksi Cetak
   Langkah Kerja: Melakukan pengecekan fisik koleksi secara berkala (minimal 1 kali dalam 3 bulan) untuk mendeteksi tanda-tanda kerusakan, kelembapan, atau serangan hama, Membersihkan debu dari permukaan buku dan rak menggunakan kain lembut atau penyedot debu khusus buku dengan daya rendah, Memutar posisi buku di rak secara berkala agar tidak berada dalam posisi diam terlalu lama dan terkena tekanan yang sama terus-menerus, Memastikan sirkulasi udara di ruang perpustakaan berjalan lancar untuk mencegah tumbuhnya jamur, Mencatat hasil pengecekan ke dalam Buku Catatan Pemeliharaan Koleksi, Waktu Pelaksanaan: Setiap minggu untuk kebersihan; setiap 3 bulan untuk pengecekan mendalam.
3. Perbaikan Ringan dan Penanganan Kerusakan
   Langkah Kerja:
   Identifikasi Kerusakan: Saat pengembalian atau penataan, periksa kondisi fisik. Jika ada kerusakan, pisahkan ke tempat khusus perbaikan, Catat jenis kerusakan: sobekan halaman, sampul terlepas, tulang buku patah, halaman lepas, noda, atau jamur.
4. Perbaikan Ringan (Dilakukan Staf): Gunakan perekat khusus buku (lem PVA), selotip kertas buku, dan kertas perbaikan. Hindari selotip plastik biasa yang merusak kertas, Sobekan halaman: rekatkan bagian yang robek dengan hati-hati, Sampul terlepas: pasang kembali dan perkuat tulang buku, Halaman lepas: sambungkan kembali ke blok buku, Noda kering: bersihkan dengan penghapus karet lembut atau sikat halus.
5. Penanganan Jamur: Bawa buku yang berjamur ke ruang terbuka dengan sirkulasi baik, Sikat jamur dengan sikat halus di luar ruangan
6. Kerusakan Berat: Jika perbaikan tidak memungkinkan atau biaya perbaikan lebih mahal dari harga buku, ajukan usulan penyiangan/pemusnahan sesuai prosedur. Waktu Pelaksanaan: Segera setelah kerusakan ditemukan.
7. Pelestarian Koleksi Digital dan Multimedia
   Langkah Kerja:
   Penyimpanan Fisik: Simpan CD/DVD/kaset di kotak pelindung, di rak tertutup, jauh dari debu, panas, sinar matahari, dan medan magnet, Hindari menyentuh permukaan rekaman dengan jari.
   Pencadangan Data: Salin seluruh data koleksi digital ke media penyimpanan cadangan (Harddisk eksternal, Server, Cloud) minimal 1 kali setahun, Simpan salinan cadangan di lokasi yang berbeda dan aman.
   Pembaruan Format: Lakukan migrasi data ke format file yang lebih baru dan kompatibel setiap 3–5 tahun agar data tetap bisa dibaca perangkat lunak terkini.
   Pemeliharaan Perangkat: Bersihkan perangkat pemutar dan komputer secara rutin dari debu dan virus.
   Waktu Pelaksanaan: Pemeliharaan perangkat setiap bulan; pencadangan data setiap tahun.
8. Penyimpanan dan Penataan Ulang
   Langkah Kerja: Kembalikan koleksi yang sudah diperbaiki atau dibersihkan ke rak sesuai nomor panggil dengan posisi tegak dan rapi, Kelompokkan koleksi yang memiliki risiko kerusakan tinggi (kertas tua, buku langka) di tempat penyimpanan khusus atau kotak pelindung, Hindari meletakkan bahan pustaka di lantai atau dekat sumber air/panas.