PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (SOP)
PENGEMBALIAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
“ALWISA LIBRARY”
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 NGAWI

• TUJUAN
  Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengembalian koleksi perpustakaan agar berjalan tertib, teratur, cepat, dan akurat, serta menjamin keamanan dan kelestarian bahan pustaka yang tersedia.
   
• RUANG LINGKUP
  Prosedur ini berlaku bagi seluruh anggota perpustakaan, petugas perpustakaan, dan semua jenis koleksi yang diperbolehkan untuk dipinjamkan, meliputi buku, majalah, jurnal, dan bahan pustaka lainnya yang tidak termasuk dalam kategori koleksi terbatas. Ketentuan ini juga berlaku untuk pengembalian koleksi yang mengalami keterlambatan, kerusakan, atau kehilangan
   
• DEFINISI

1. Anggota Perpustakaan: Orang yang telah terdaftar secara resmi dan memiliki kartu anggota yang sah untuk memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
2. Koleksi Umum: Bahan pustaka yang boleh dipinjam untuk dibawa pulang sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Koleksi Terbatas: Bahan pustaka yang hanya boleh dibaca di tempat dan tidak boleh dipinjamkan (misal: buku referensi, kamus, ensiklopedia, naskah kuno, dan koleksi langka).
4. Tanggal Batas Pengembalian: Tanggal terakhir yang ditetapkan untuk anggota mengembalikan koleksi yang dipinjam sesuai aturan yang berlaku.
5. Keterlambatan: Kondisi ketika bahan pustaka dikembalikan melewati batas waktu yang telah ditentukan.
6. Denda Keterlambatan: Sejumlah biaya yang harus dibayar anggota sebagai akibat keterlambatan pengembalian koleksi.
    

• SYARAT PENGEMBALIAN

1. Anggota wajib mengembalikan koleksi sesuai dengan tanggal batas pengembalian yang tertera pada bukti peminjaman atau yang tercatat dalam sistem perpustakaan.
2. Koleksi dikembalikan dalam kondisi utuh, bersih, dan tidak rusak sebagaimana saat dipinjamkan.
3. Pengembalian dapat dilakukan secara langsung di meja sirkulasi perpustakaan pada jam operasional yang ditentukan.
4. Pengembalian dapat diwakilkan oleh orang lain dengan menyertakan informasi yang jelas mengenai nama anggota peminjam dan identitas koleksi yang dikembalikan.
5. Koleksi yang dikembalikan melewati batas waktu akan dikenakan denda sesuai ketentuan yang berlaku.

• TATA CARA PENGEMBALIAN

1. Tahap Penyerahan Koleksi
2. Anggota membawa koleksi yang akan dikembalikan ke meja sirkulasi perpustakaan.
3. Anggota menyerahkan koleksi tersebut kepada petugas tanpa perlu menyerahkan kartu anggota, kecuali diminta oleh petugas untuk keperluan verifikasi tambahan.

2. Tahap Pemeriksaan dan Pencatatan

1. Petugas menerima koleksi dan memeriksa kondisi fisiknya dengan teliti.
2. Jika kondisi koleksi baik dan sesuai dengan catatan saat peminjaman: petugas melanjutkan proses pencatatan.
3. Jika ditemukan kerusakan atau kehilangan bagian: petugas menghentikan proses dan mengarahkan anggota ke prosedur penanganan kerusakan atau kehilangan.

2. Petugas memasukkan data pengembalian ke dalam sistem perpustakaan.
3. Jika pengembalian dilakukan tepat waktu: sistem akan memperbarui status koleksi menjadi tersedia kembali dan menghapus catatan peminjaman pada nama anggota tersebut.
4. Jika pengembalian terlambat: petugas menghitung jumlah hari keterlambatan dan total denda yang harus dibayar, lalu menyampaikannya kepada anggota.

3. Tahap Penyelesaian

1. Jika tidak ada kewajiban lain: petugas memberitahukan kepada anggota bahwa proses pengembalian telah selesai.
2. Jika ada denda keterlambatan: anggota wajib melunasi denda terlebih dahulu sebelum proses dinyatakan selesai.
3. Petugas menyusun koleksi yang telah dikembalikan ke tempat penampungan sementara sebelum dikembalikan ke rak masing-masing.
    

• KETENTUAN KETERLAMBATAN, KERUSAKAN, DAN KEHILANGAN

1. Keterlambatan Pengembalian
2. Anggota yang mengembalikan koleksi melewati batas waktu yang ditentukan akan dikenakan denda keterlambatan sebesar Rp 500,- per hari per eksemplar.
3. Jika anggota terlambat mengembalikan koleksi selama lebih dari 30 hari, keanggotaan akan dibekukan sampai seluruh kewajiban diselesaikan.

2. Kerusakan Koleksi

1. Anggota wajib melaporkan jika terjadi kerusakan pada koleksi selama masa peminjaman.
2. Kerusakan ringan (misal: halaman terlipat, sampul sedikit lepas): Anggota wajib memperbaiki.
3. Kerusakan berat (misal: halaman hilang, sobek parah, rusak total): Anggota wajib mengganti koleksi yang sama dengan yang dirusakkan.

3. Kehilangan Koleksi

1. Jika koleksi hilang selama masa peminjaman, anggota wajib melaporkannya kepada petugas selambat-lambatnya 3 hari setelah kejadian.
2. Anggota wajib mengganti koleksi yang sama, atau jika tidak tersedia, mengganti dengan buku yang memiliki topik dan nilai yang setara.